Acara study tour selalu menjadi momen yang ditunggu-tunggu setiap siswa sekolah. Ya, acara yang diselenggarakan di luar sekolah untuk mengetahui suatu proses secara langsung ini menjadi ajang bagi para siswa untuk belajar lebih banyak di industri luar, sekaligus membangun memori dan pengalaman berharga.
Namun, untuk memastikan tujuan tersebut berjalan dengan lancar dan sesuai ekspektasi, perencanaan matang sangat dibutuhkan. Anda sebagai panitia pun dianjurkan untuk melakukan persiapan jauh-jauh hari untuk meminimalisir problem selama perjalanan study tour.
Lantas, apa saja yang perlu dipersiapkan untuk penyelenggaraan acara study tour? Simak panduannya di bawah ini!
Persiapan Study Tour, Apa Saja?
Berbincang tentang persiapan mengadakan study tour, ada banyak aspek yang perlu Anda pertimbangkan terlebih dahulu. Mulai dari tujuan pelaksanaan study tour hingga anggaran yang dibutuhkan untuk acara ini.
Untuk lebih detailnya, berikut beberapa persiapan study tour yang tak boleh Anda abaikan.
1. Tujuan Perjalanan
Dalam pelaksanaan study tour, tujuan yang ingin didapatkan bisa berbeda antara satu kelompok dengan kelompok lain. Untuk siswa sekolah, perbedaan tujuan ini bisa dikarenakan jurusan sekolah yang mereka ambil.
Misalnya, untuk siswa dari sekolah seni, maka tujuan utama mereka mengadakan study tour yakni untuk mengetahui lebih banyak tentang ilmu seni. Maka, destinasi yang dikunjungi pun bisa disesuaikan dengan tujuan tersebut.
2. Waktu Pelaksanaan dan Durasi
Pemilihan waktu yang tepat juga perlu Anda pertimbangkan dengan baik. Agar tidak mengganggu kegiatan belajar mengajar, Anda bisa memilih pelaksanaan di akhir pekan atau saat libur panjang.
Jika tidak memungkinkan, Anda bisa memilih waktu saat aktivitas pembelajaran sedang luang. Kemudian perhitungan durasi perjalanan study tour ini menyesuaikan destinasi yang ingin dikunjungi.
3. Anggaran
Aktivitas yang dilakukan di luar sekolah ini tentu tidak terlepas dari biaya tambahan. Terlebih jika acara study tour dilakukan lebih dari satu hari dengan destinasi tujuan berada di luar kota bahkan luar pulau.
Maka dari itu, perhitungkan anggaran yang dibutuhkan secara matang. Biaya study tour ini harus mencakup kebutuhan pokok siswa, mulai dari transportasi, penginapan, konsumsi selama pelaksanaan study tour, hingga biaya tiket masuk ke lokasi
4. Izin dan Persetujuan
Jika sudah menemukan perhitungan yang sesuai dengan tujuan study tour dan durasi waktu yang dibutuhkan, selanjutnya Anda bisa meminta izin dan persetujuan kepada orang tua dan wali murid.
Sampaikan tujuan pelaksanaan acara study tour ini, lengkap dengan manfaat yang akan didapatkan oleh para siswa. Jelaskan secara detail rangkaian acara yang akan mereka ikuti dan durasi waktu yang dibutuhkan. Kemudian sampaikan biaya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan acara tersebut.
Jika seluruh atau sebagian besar wali murid menyetujui pelaksanaan acara ini, maka Anda bisa melanjutkan persiapan lain.
5. Memilih Agen Tour
Meskipun pelaksanaan study tour bisa dilakukan tanpa agen tour, namun hal ini akan cukup merepotkan. Di mana Anda harus mengetahui rute perjalanan secara detail, kemudian memilih penginapan dan restoran yang worth it untuk para siswa.
Sementara jika Anda menggunakan agen tour, seluruh kebutuhan tersebut akan di-handle oleh pihak agen. Mulai dari transportasi, penginapan hingga restoran dan rest area yang akan dikunjungi selama perjalanan.
Anda hanya perlu memastikan ulang seluruh kebutuhan siswa terpenuhi dengan baik dan sesuai dengan anggaran yang dikeluarkan.
6. Panduan dan Pengawasan
Untuk memastikan acara study tour berjalan lancar, Anda perlu membentuk tim pengawas yang akan mendampingi siswa selama kegiatan berlangsung. Jumlah pengawas ini dapat disesuaikan dengan rombongan study tour.
Selain bertanggung jawab sebagai pengawas, tim ini juga akan diberikan tugas sebagai pemandu perjalanan. Sehingga perjalanan berlangsung dengan aman dan nyaman. Siswa pun akan mendapatkan pemahaman lebih baik berkat pemandu yang siap menemani di setiap momen perjalanan.
7. Keamanan dan Kesehatan
Satu hal yang sangat penting untuk Anda persiapkan, yakni asuransi kesehatan dan keamanan perjalanan bagi seluruh siswa yang mengikuti study tour. Asuransi ini bisa Anda dapatkan dari agen tour maupun secara mandiri.
Sementara untuk keperluan pribadi seperti obat-obatan darurat, himbau agar setiap siswa membawa obat-obatan penting yang mungkin dibutuhkan saat perjalanan jauh.
Kemudian perihal keamanan, Anda menyiapkan tiket gelang lanyard sebagai tanda pengenal siswa. Penggunaan tanda pengenal ini sangat penting, terutama untuk rombongan dalam jumlah banyak.
8. Komunikasi dan Informasi Darurat
Selama acara berjalan, pastikan Anda tetap menjaga komunikasi dengan wali murid secara rutin. Selalu update informasi penting terkait keberadaan dan aktivitas siswa.
Selain itu, Anda juga perlu membagikan informasi kontak penting seperti nomor telepon darurat, kontak pengawas, hotel, agen perjalanan dan semua pihak yang terkait. Hal ini sangat penting untuk mengetahui langkah-langkah yang perlu diambil ketika terjadi situasi darurat.
9. Antisipasi Masalah Saat Study Tour
Kendala dalam perjalanan seperti kondisi kesehatan siswa yang menurun, atau waktu perjalanan yang mundur sangat mungkin terjadi. Untuk itu, Anda perlu mengantisipasi masalah saat study tour ini dengan melakukan persiapan lebih mendalam.
Dalam hal ini asuransi perjalanan akan sangat membantu menjamin keamanan dan kenyamanan perjalanan.
Itu dia beberapa persiapan yang perlu Anda lakukan sebelum menyelenggarakan kegiatan outing class. Pastikan seluruh kebutuhan siswa terpenuhi selama perjalanan, mulai dari akomodasi, konsumsi hingga jaminan keselamatan dan keamanannya.
Di samping itu, pemilihan destinasi juga akan sangat berpengaruh terhadap ilmu dan pengalaman yang akan mereka dapatkan. Jadi, pastikan kembali destinasi tujuan yang dipilih telah memenuhi tujuan dari kegiatan kunjungan industri ini.
Nah, untuk memastikan seluruh rangkaian acara study tour ini berjalan lancar, sebaiknya percayakan pada pihak yang sudah berpengalaman. Selain itu, Anda bisa menggunakan tiket gelang lanyard sebagai tanda identitas anggota study tour. Gelang ini bisa mengidentifikasi anggota tour karena tidak mudah dipalsukan.
Khusus untuk gelang lanyard, Anda bisa pesan di Jagoan Tiket, produsen tiket gelang lanyard berkualitas dengan harga terjangkau.
