Komunitas merupakan sebuah wadah perkumpulan seperti organisasi dan memiliki anggota. Di dalamnya juga terdapat seksi kepengurusan seperti ketua, wakil, dan lain sebagainya. Untuk membuat hubungan diantaranya semakin erat, biasanya acara komunitas sering diselenggarakan.
Acara yang dibuat biasanya dalam skala yang besar. Mengingat, komunitas menghimpun anggota dari berbagai daerah. Hal ini terkadang membuat acara tidak dapat berjalan kondusif. Bila, persiapan acara tidak dipersiapkan dengan baik dan maksimal.
Nah, terkait persiapan, Anda bisa mengetahui melalui cara membuat acara komunitas yang lebih kondusif. Berikut ini ulasannya!
Membuat Acara Komunitas, Apa Manfaatnya?
Acara selalu identik dengan perkumpulan. Dimana, perkumpulan membuat interaksi seseorang satu sama lain menjadi semakin erat. Hal ini dikarenakan adanya pertemuan yang membuat satu atau lebih orang dapat saling berinteraksi.
Inilah yang menjadi salah satu manfaat utama dari diselenggarakannya acara pada komunitas. Karena tidak hanya pengurus, tetapi seluruh anggota komunitas juga ikut dilibatkan. Dengan begitu, ikatan kekeluargaan komunitas semakin erat terjalin.
Tidak heran, bila dalam suatu komunitas mengadakan acara cukup sering diselenggarakan. Karena manfaatnya cukup besar memberikan dampak pada hubungan antar sesama komunitas, baik pengurus dan juga para anggotanya.
Permasalahan yang Kerap Terjadi di Acara Komunitas
Tidak bisa dipungkiri, permasalahan saat komunitas menyelenggarakan acara bisa saja terjadi. Hal ini tentunya membuat acara menjadi tidak kondusif. Dampaknya, acara bisa saja gagal atau dibatalkan pelaksanaannya akibat masalah yang terjadi.
Lantas, apa saja masalah acara komunitas yang kerap kali terjadi? Berikut ini beberapa diantaranya:
- Rundown acara event yang tidak dibuat secara sistematis sesuai dengan konsep yang telah ditentukan.
- Adanya penyusup atau oknum yang membuat rusuh jalannya acara.
- Jumlah peserta yang membludak akibat dari manajemen acara yang kurang tepat dalam pendaftaran.
- Pemilihan venue atau tempat acara yang tidak sesuai dengan jumlah peserta yang telah mendaftar.
- Manajemen sistem keamanan yang kurang memadai, sehingga rentan terjadi kericuhan.
- Kurangnya koordinasi antar panitia acara yang membuat banyak kesalahan teknis terjadi. Misalnya, keterlambatan acara dan lain sebagainya.
Itulah beberapa masalah yang kerap kali terjadi pada acara yang diselenggarakan komunitas. Dengan mengetahuinya, tentu berbagai upaya dapat dilakukan untuk mengantisipasi masalah tersebut terjadi.
Cara Membuat Acara Komunitas yang Menarik dan Kondusif
Bagi yang belum pernah membuat acara komunitas, pasti akan berpikir mengenai cara agar dapat menarik dan kondusif. Tak perlu sulit memikirkannya, karena ada cara yang bisa untuk diikuti. Berikut ini beberapa caranya:
1. Tentukan Konsep Acara
Sebelum mempersiapkan hal lainnya, pertama tentukan terlebih dahulu konsep acara. Pastikan, konsep yang dipilih menarik dan sinkron dengan tujuan komunitas dalam menyelenggarakan acara.
Misalnya, komunitas membuat acara anniversary untuk memperingati hari jadi. Konsep acara yang tepat dipilih seperti pemberian penghargaan, bakti sosial, dan lain sebagainya. Dengan begitu, acara yang diselenggarakan menarik dan memiliki nilai manfaat.
2. Bentuk Kepanitian Acara
Setelah konsep acara didapatkan, langkah selanjutnya adalah membentuk kepanitiaan. Dalam pembentukannya, ada baiknya bila panitia berasal dari anggota komunitas. Tujuannya agar memudahkan koordinasi dalam mempersiapkan acara.
Bila sudah terbentuk, jangan lupa untuk langsung membagi jobdesk sesuai susunan panitia. Hal ini dimaksudkan agar persiapan acara bisa segera dilakukan. Mengingat, ada banyak hal yang perlu dipersiapkan, mulai dari rundown hingga tempat acara. Tentu, dalam persiapannya membutuhkan waktu yang tidak sebentar.
3. Membuat Rundown Acara
Setiap acara wajib memiliki rundown yang digunakan sebagai panduan. Pasalnya, penggunaan rundown mencegah dari berbagai kesalahan teknis yang dapat terjadi. Salah satu contohnya adalah tidak berurutannya sesi acara.
Oleh karena itu, rundown acara harus dapat dibuat dengan tepat. Mulai dari susunan acara komunitas hingga bagian sesi mana saja yang akan diisi oleh bintang tamu. Dengan begitu, acara yang dibuat selain terlihat menarik, juga dapat lebih kondusif.
4. Mendata Peserta Acara
Hal yang tidak kalah penting dalam sebuah acara adalah peserta. Dimana, pendataan peserta perlu untuk dilakukan untuk membuat acara dapat berjalan kondusif. Apalagi, acara yang diselenggarakan melibatkan anggota komunitas.
Jadi, pastikan semua peserta sudah terdata dengan baik. Untuk memudahkan pendataan, bisa dengan cara membagikan undangan. Atau bisa juga melalui pembagian link untuk mengisi form pendaftaran. Tinggal sesuaikan saja cara pendataan peserta mana yang mudah untuk dilakukan.
5. Menyiapkan Tempat Acara
Acara yang kondusif juga ditentukan melalui dimana tempat penyelenggaraannya. Itulah kenapa dalam membuat acara, tempat menjadi hal penting yang perlu dipertimbangkan dengan baik.
Pemilihan tempat acara biasanya akan dipertimbangkan melalui dua hal. Pertama, konsep acara yang digunakan. Kedua, jumlah peserta acara yang akan hadir. Inilah yang menjadi pertimbangan penting untuk menyiapkan tempat acara.
6. Menyediakan Konsumsi
Konsumsi juga menjadi bagian yang tak boleh terlupakan. Terlebih, untuk membuat suatu acara dapat berjalan dengan kondusif. Pasalnya, acara yang diselenggarakan komunitas tentunya memiliki durasi tidak sebentar.
Adanya konsumsi akan membantu menjaga suasana kondusif acara hingga akhir. Jenis konsumsi pun bisa disesuaikan dengan jumlah anggaran yang dimiliki. Dengan begitu, biaya konsumsi tidak mengganggu keperluan anggaran lainnya.
7. Dokumentasi atau Foto Bersama
Sebagai penutup acara, dokumentasi atau foto bersama bisa menjadi pelengkap. Sekaligus kenang-kenangan bersama pengurus dan anggota komunitas. Hal ini tentunya dapat membuat acara menjadi menarik dan berkesan.
Oleh karenanya, jangan sampai lupa untuk menambahkan sesi dokumentasi atau foto bersama. Apalagi, sesi ini bisa dikatakan sudah menjadi salah satu hal yang wajib dalam sebuah acara. Terlebih, acara yang melibatkan banyak peserta.
Cukup banyak hal yang perlu dilakukan untuk membuat acara yang menarik dan kondusif. Walaupun seperti itu, tentu bukan lagi menjadi hal yang sulit. Pasalnya, Anda sudah tahu cara apa saja yang perlu untuk dilakukan dan dipersiapkan.
Jagoan Tiket Menyediakan Gelang Lanyard, Cocok untuk Tanda Peserta Acara Komunitas!
Penggunaan tanda peserta bisa menjadi opsi untuk membuat acara menjadi lebih menarik. Hal ini dikarenakan sudah banyak tanda peserta dengan desain yang eye catching. Salah satunya adalah tiket gelang lanyard.
Bila Anda tertarik menggunakannya sebagai tanda peserta acara komunitas, bisa memesannya di Jagoan Tiket. Terkait desain, tentu Anda bisa melakukan custom sesuai dengan kebutuhan acara.
Tidak ketinggalan, Anda juga bisa mendapatkan layanan pembuatan tiket gelang lanyard dengan harga terbaik!
