Rundown acara event menjadi salah satu persiapan event yang sangat penting. Pasalnya, dengan rundown yang dibuat, acara bisa berjalan dengan lebih efisien dan teratur awal hingga akhir. Tidak mengherankan jika dikatakan suksesnya event sangat dipengaruhi dari rundown acara yang dibuat.
Berbincang tentang rundown acara, tentu Anda perlu melakukan perencanaan dan pertimbangan sebelum membuatnya. Setiap event memiliki konsep yang berbeda-beda, sehingga rundown yang dibuat pun harus bisa menyesuaikan. Itulah mengapa, pembuatan rundown acara biasanya memerlukan waktu yang tidak sebentar.
Pada kesempatan kali akan dibahas berbagai hal mengenai cara membuat rundown acara. Dengan mengetahuinya, tentu Anda bisa dengan mudah membuat rundown acara event yang efisien. Simak ulasannya!
Pentingnya Membuat Rundown Acara Dengan Tepat
Seperti yang sudah Anda ketahui, bahwa rundown acara adalah susunan yang menjelaskan perihal teknis pelaksanaan dari sebuah event. Mulai dari awal hingga akhir pelaksanaan event semuanya telah jelas hal apa saja yang akan dilakukan. Dokumen ini juga biasa disebut rundown acara panitia dan digunakan sebagai panduan.
Oleh karena itu, membuat rundown acara dengan tepat merupakan hal yang sangat penting. Jangan sampai rundown yang dibuat tidak sesuai dengan konsep event yang akan diselenggarakan. Mengapa? Karena rundown acara lah yang menjadi panduan event dapat berjalan dengan sukses dan sesuai yang diharapkan. Inilah manfaat rundown acara.
Tips Mudah Membuat Rundown Acara Event Agar Sukses
Saat membuat rundown acara, tentu banyak hal yang perlu untuk dipertimbangkan dengan baik. Bukan hanya dari segi teknis pelaksanaan dipanggung saja, tetapi hingga penentuan waktu. Pasalnya, rundown adalah bagian dari cara membuat event yang cukup krusial.
Nah, biar Anda tidak sulit membuat rundown acara event, ketahui beberapa tipsnya berikut ini yang bisa menjadi panduan.
1. Menentukan Waktu Pelaksanaan
Sebelum membuat rundown acara hal pertama yang perlu untuk Anda lakukan adalah menentukan waktu pelaksanaan. Maksud dari waktu pelaksanaan meliputi tanggal dan durasi waktu dimulainya acara hingga selesai.
Dalam rundown acara rincian waktu pelaksanaan sangatlah penting untuk dibuat secara detail dan jelas. Jadi, setiap kegiatan yang dilaksanakan pada event semua memiliki waktunya. Untuk itu, pastikan tanggal dan durasi waktu yang ditentukan tepat dengan pelaksanaan event.
2. Membuat List Rangkaian Kegiatan Acara
Setelah tanggal pelaksanaan dan waktu event ditentukan, berikutnya adalah membuat list rangkaian kegiatan acara. Agar Anda mudah membuatnya, sesuaikan dengan konsep event. Nah, dari situ Anda akan melihat apa saja kegiatan yang perlu untuk dimasukkan dalam rundown acara. Salah satu contohnya seperti event mahasiswa.
Kegiatan yang selalu ada dalam rundown acara adalah pembukaan dan penutupan. Terkait kegiatan setelah dan sebelumnya bisa Anda tambahkan sesuai keperluan. Hal yang juga perlu untuk dipahami adalah setiap event memiliki kegiatan inti yang berbeda-beda. Jadi, usahakan untuk tidak membuatnya sama atau bahkan mirip.
3. Membagi Waktu Pelaksanaan Acara
Ketika waktu pelaksanaan dan rangkaian acara event sudah ditentukan, hal selanjutnya yang perlu untuk Anda lakukan adalah membaginya dalam durasi terpisah sesuai jenis kegiatan event. Usahakan durasi kegiatan tidak mepet dan berikan waktu toleransi sekitar 5 menit.
Pembagian durasi tentu akan sangat memudahkan panitia acara event. Dengan gambaran durasi yang jelas, panitia bisa mengatur acara dengan lebih mudah dan efisien. Selain itu, bisa dikatakan bahwa pembagian waktu ini merupakan bagian rundown acara event yang sangat krusial.
4. Menentukan Penanggung Jawab
Di dalam rundown acara juga sangat penting untuk menentukan siapa saja penanggung jawab dari setiap kegiatan event. Mulai dari pembukaan hingga dengan penutupan event. Lalu, siapa yang menjadi penanggung jawab kegiatan? Yang menjadi penanggung jawab adalah setiap divisi panitia event sesuai kegiatan acara.
Misalnya untuk kegiatan pembukaan acara yang menjadi penanggung jawab adalah Master of Ceremony (MC). Begitupun berlaku untuk penanggung jawab kegiatan lainnya hingga penutupan.
Adanya penanggung jawab ini akan memudahkan pola koordinasi. Apabila ada masalah dalam penyelenggaraan event, tentu penanggung jawab yang ditunjuk secara langsung bisa melakukan tindakan yang diperlukan.
5. Memberikan Keterangan dari Setiap Rangkaian Event
Tidak semua panitia atau orang yang terlibat dalam sebuah event paham mengenai rundown acara yang sudah dibuat. Oleh karena itu, penting untuk menambahkan keterangan dari setiap rangkaian event.
Dengan adanya tambahan keterangan, tentu dapat menghindari dari kesalahpahaman pembacaan rundown acara. Dengan begitu, rangkaian acara event dapat berjalan lancar dan sukses.
6. Menyusun Rundown Acara
Tips terakhir adalah menyusun rundown acara menjadi satu dari setiap perencanaan dan rincian yang sudah dibuat. Dalam menyusunnya tidaklah dibuat begitu saja, harus memperhatikan sistematika dan format rundown acara. Contohnya dapat Anda lihat pada gambar berikut ini.
Jadi, rundown acara dibuat secara tersusun mulai dari awal hingga akhir pelaksanaan event. Inilah salah satu rahasia mengapa event dapat berjalan dengan lancar dan sukses.
Dari tips membuat rundown acara yang telah dijelaskan di atas, tentu bisa menjadi panduan bagi Anda. Tinggal bagaimana Anda dapat menyesuaikannya dengan acara event yang diselenggarakan. Dengan begitu, Anda akan lebih mudah membuat rundown acara event yang efisien.
Rundown acara menjadi salah satu hal penting yang perlu untuk dipersiapkan dengan baik. Tetapi, ada hal lainnya juga yang perlu untuk Anda persiapkan saat membuat acara event yaitu, tiket sebagai tanda peserta dan panitia. Tanda peserta ini tentu akan memudahkan pola koordinasi, terutama untuk beberapa panitia yang sebelumnya tidak saling mengenal.
Nah, terkait tiket sebagai tanda peserta dan panitia, Anda bisa membuatnya di Jagoan Tiket. Kami merupakan penyedia layanan pembuatan tiket gelang lanyard yang siap memenuhi kebutuhan Anda.
Dengan bahan lanyard yang berkualitas, tiket yang dibuat tidak mudah sobek dan rusak. Anda pun juga bisa membuat gelang lanyard dengan berbagai desain sesuai keinginan.
Nah, tertarik membuat tiket gelang lanyard? Langsung saja hubungi CS Jagoan Tiket dan mendapatkan layanan pembuatan tiket dengan harga terbaik!
