Ragam Persiapan Mengadakan Seminar yang Harus Diketahui Demi Kelancaran Acara

contoh seminar. sumber: istockphoto.com

Keberhasilan dalam pelaksanaan seminar tentunya tidak begitu saja didapatkan. Dalam proses mengadakan seminar, ada strategi yang harus dilakukan demi kelancaran dan keberhasilannya. Bagi Anda panitia pelaksana seminar sangat penting untuk dapat mengetahui apa saja persiapan mengadakan seminar yang harus dilakukan.

Seminar merupakan salah satu kegiatan atau acara yang umumnya diselenggarakan oleh instansi atau organisasi tertentu dan memiliki cukup banyak manfaat. Selain untuk menambah pengetahuan, seminar juga efektif untuk meningkatkan keterampilan. Itulah kenapa seminar kerap dihelat di berbagai kesempatan.

Berbincang tentang persiapan seminar, kita akan membahas beberapa hal tersebut secara terperinci. Penasaran? Simak ulasannya!

Kesalahan yang Kerap Terjadi Saat Penyelenggaraan Seminar

Pada saat penyelenggaraan seminar biasanya terdapat beberapa kesalahan yang sering terjadi. Kesalahan tersebut dapat terjadi bisa karena masalah teknis seminar dan juga kurang cermatnya panitia acara. Hal ini tentunya dapat mengganggu dari kelancaran acara seminar.

persiapan seminar harus dilakukan dengan matang. sumber: istockphoto.com
persiapan seminar harus dilakukan dengan matang. sumber: istockphoto.com

Adapun beberapa kesalahan yang kerap terjadi pada saat penyelenggaraan seminar diantaranya adalah:

  • Jadwal atau waktu acara seminar tidak sesuai dengan rundown acara.
  • Keterlambatan memulai acara seminar akibat kurangnya koordinasi dan komunikasi.
  • Peserta memenuhi jumlah target sehingga terjadi kekurangan tempat duduk.
  • Kurangnya peralatan seminar yang tidak memadai, tetapi konsep acara seminar dibuat dalam skala besar.
  • Tidak menyiapkan plan cadangan bila terjadi sesuatu hal diluar dari apa yang telah direncanakan.
  • Menu konsumsi yang tidak sesuai dengan waktu pelaksanaan seminar.

Dari kesalahan-kesalahan tersebut tentunya bisa diantisipasi agar tidak terjadi. Cara terbaiknya adalah tentu dengan melakukan persiapan dengan matang. Dengan begitu acara seminar dapat dilaksanakan dengan lancar.

Persiapan Acara Seminar yang Diperlukan

Ketika ingin mengadakan seminar ada ragam persiapan yang diperlukan agar acara seminar berlangsung baik dan tidak ada kendala. Bagi Anda yang bertindak sebagai panitia bisa melihat ragam persiapannya sebagai berikut:

1. Menentukan Tema Seminar

Pada saat panitia seminar sudah terbentuk, maka persiapan seminar lainnya yang harus dilakukan adalah menentukan tema. Poin ini sangat penting karena tema akan berpengaruh pada keseluruhan acara.

Agar pemilihan tema sesuai dan menarik sesuaikan dengan bidang lingkup instansi atau organisasi. Selain itu, Anda juga perlu membahas masalah tema dengan tim panitia untuk mendapatkan rumusan tema yang tepat sesuai target seminar.

2. Menentukan Target Peserta

Kelancaran acara seminar juga tergantung dari peserta yang hadir. Maka dari itu, sangat penting untuk menentukan target peserta. Sesuaikan tema dan konsep seminar yang diusung. Dari tema dan konsep tersebut siapa target peserta seminar kaum remaja, pelajar, mahasiswa, atau umum.

Dengan adanya target peserta akan sangat membantu dalam pemasaran seminar nantinya. Hal ini terjadi karena acara seminar yang dibuat relevan dengan apa yang sedang mereka butuhkan.

3. Menentukan Narasumber atau Pembicara

Selain menentukan target peserta, Anda juga perlu menentukan narasumber atau pembicara yang tepat. Perlu diketahui bahwa narasumber umumnya juga menjadi daya tarik tersendiri dari acara seminar yang diadakan dan ini adalah persiapan mengadakan seminar yang paling penting.

pemilihan narasumber harus dilakukan dengan cermat. sumber: istockphoto.com
pemilihan narasumber harus dilakukan dengan cermat. sumber: istockphoto.com

Biasanya penentuan narasumber akan disesuaikan dengan tema acara seminar. Agar acara seminar dapat membuat peserta semakin tertarik, pilihlah narasumber yang expert di bidangnya dan terkenal.

4. Menentukan MC dan Moderator

Selanjutnya dalam kelancaran acara seminar ada juga MC (Master of Ceremony) dan moderator. Tugas dari MC adalah sebagai pembawa acara sedangkan moderator sebagai pemandu penyampain materi oleh narasumber. Dalam menentukan MC dan moderator pilihlah yang telah berpengalaman.

5. Menentukan Tempat Penyelenggaraan

Persiapan lainnya yang harus dilakukan adalah menentukan tempat penyelenggaraan seminar. Penentuannya bisa dilakukan dengan melakukan pertimbangan jumlah peserta dan konsep acara seminar.

Selain itu, pertimbangan lainnya yang jangan sampai dilewatkan adalah lokasi dan kelengkapan fasilitas. Pastikan lokasi penyelenggaraan seminar mudah diakses menggunakan transportasi. Pertimbangan selanjutnya adalah usahakan tempat seminar yang dipilih memiliki fasilitas pendukung yang lengkap.

6. Menyediakan Menu Konsumsi yang Tepat

Penyelenggaraan seminar memiliki waktu yang fleksibel. Pemilihan waktu tentunya juga akan berdampak pada menu konsumsi yang disediakan. Agar konsumsi yang disediakan dapat dinikmati. Menjadi perlengkapan seminar offline yang penting juga untuk dipertimbangkan.

prasmanan bisa menjadi ide konsumsi seminar. sumber: istockphoto.com
prasmanan bisa menjadi ide konsumsi seminar. sumber: istockphoto.com

Misalnya acara seminar dilaksanakan di pagi hari, maka menu yang tepat adalah makanan ringan. Seperti snack, roti, buah, dan jenis makan ringan lainnya yang dapat dikonsumsi. Dengan begitu akan membuat suasana acara dapat terasa lebih dinikmati.

7. Menggunakan Jenis Tiket yang Efisien

Terkadang tiket seminar hanya berupa kertas atau sejenisnya. Hal ini tidak masalah namun, akan terasa pada saat proses registrasi. Tetapi, bila menggunakan jenis tiket yang efisien seperti tiket gelang lanyard, proses registrasi peserta akan lebih mudah dan cepat. Hal ini dikarenakan pada tiket gelang terdapat barcode yang tinggal di scan.

8. Melakukan Promosi

Agar acara seminar dapat diketahui oleh banyak orang. Jangan lupa untuk melakukan promosi di berbagai kanal media sosial. Dalam melakukan promosi usahakan konten yang dibuat memiliki informasi yang jelas dan menarik. Dengan konten yang jelas dan menarik tentunya akan membuat seseorang tertarik mengikuti acara seminar.

Buat Gelang Tiket Seminar Hanya di Jagoan Tiket

Menggunakan gelang tiket untuk acara seminar adalah salah satu opsi menarik untuk dicoba. Pasalnya, ide tiket ini akan memudahkan Anda sebagai panitia acara saat melakukan registrasi peserta. Tidak perlu waktu lama dan peralatan registrasi yang banyak karena Anda hanya perlu menyediakan alat scan barcode.

tiket gelang, inovasi menarik untuk seminar. sumber: decolore.net
tiket gelang, inovasi menarik untuk seminar. sumber: decolore.net

Tidak hanya itu, gelang tiket terbuat dari bahan yang ringan dan ulet. Dengan bahan ini, peserta seminar tetap akan merasa nyaman saat menggunakannya dan tiket tidak mudah sobek.

Nah, untuk Anda yang ingin membuat tiket seminar unik dan bisa menjadi daya tarik promosi seminar, Anda bisa menggunakan layanan Jagoan Tiket. Ya, Jagoan Tiket siap melayani pembuatan gelang tiket untuk seminar yang berkualitas dengan desain yang bebas!

Ichsan Said

Ichsan Said

Leave a Replay